menarakaltim.com, Samarinda – Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur, melalui Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora), menggalakkan langkah digitalisasi arsip sebagai bagian dari upaya memperbarui sistem pengelolaan dokumen di lingkup pemerintahan. Digitalisasi diharapkan mampu meningkatkan efisiensi dan ketertiban dalam pengelolaan data.
Rasman Rading, Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga di Dispora Kaltim, menuturkan bahwa pemusnahan arsip fisik yang sudah tak relevan lagi menjadi salah satu langkah penting dalam upaya ini. Menurutnya, dokumen yang tidak lagi diperlukan justru akan menambah beban dalam proses penyimpanan jika terus dipertahankan.
“Kami memahami pentingnya mengelola dokumen secara efisien. Banyak arsip lama yang sebenarnya tidak lagi dibutuhkan, sehingga pemusnahan bisa menjadi opsi terbaik, tentunya dengan tetap mematuhi ketentuan yang berlaku,” ungkap Rasman, Selasa (5/11/2024).
Rasman menambahkan bahwa digitalisasi juga menjadi jaminan untuk menyimpan data yang relevan agar lebih mudah diakses dan terlindungi dari potensi kehilangan. Langkah ini menjadi krusial, terutama ketika berhadapan dengan kasus hukum atau kebutuhan administrasi di masa depan.
“Dokumen tertentu bisa memiliki nilai signifikan saat dibutuhkan dalam situasi tertentu. Oleh karena itu, pemerintah perlu menyimpan arsip yang masih relevan dalam bentuk digital agar bisa diakses kapan saja,” jelasnya.
Dispora Kaltim menyebutkan bahwa arsip-arsip yang akan diproses adalah dokumen yang tercatat dari rentang tahun 2005 hingga 2011, masa di mana digitalisasi belum diterapkan secara masif. Upaya ini dinilai sebagai langkah untuk menyesuaikan sistem penyimpanan data dengan perkembangan teknologi.
Rasman menjelaskan bahwa pemusnahan arsip bukanlah keputusan yang diambil tanpa pertimbangan matang. Dokumen yang diputuskan untuk dihapus umumnya adalah yang sudah berusia lebih dari sepuluh tahun atau dianggap tak lagi memiliki kegunaan praktis.
“Penyimpanan dokumen lama, seperti dari tahun 2004, akan menjadi beban jika tidak dikelola dengan baik. Oleh karena itu, arsip yang sudah melampaui batas waktu penyimpanan yang relevan sebaiknya memang dimusnahkan,” ujarnya.
Optimisme juga turut dirasakan Dispora Kaltim dalam menghadapi era digital yang terus berkembang. Rasman yakin bahwa proses pengarsipan ke depan akan semakin efisien dengan dukungan teknologi digital.
“Dengan digitalisasi, pengelolaan arsip akan jauh lebih praktis dan tepat guna. Kami optimis, arsip-arsip yang disimpan nantinya adalah data yang benar-benar dibutuhkan,” pungkasnya. (Adv/Dispora Kaltim)
