menarakaltim.com, Samarinda – Dalam upaya meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur menggelar pemusnahan dokumen lama dan menyerahkan arsip penting kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim. Kegiatan yang dilaksanakan pada Selasa (5/11/2024) di Aula Dispora Kaltim ini menjadi langkah penting untuk memperbaiki manajemen data.
Pelaksana Harian (Plh) Dispora Kaltim, Sri Wartini, menegaskan bahwa pemusnahan ini dilakukan guna mengurangi beban penyimpanan dan menyingkirkan dokumen yang sudah tak relevan. Arsip yang dimusnahkan meliputi dokumen pegawai dan keuangan dari periode 2005 hingga 2011, yang dianggap sudah melewati masa simpan.
“Kegiatan ini adalah bagian dari upaya untuk menjaga efisiensi dalam pengelolaan dokumen dan membebaskan ruang penyimpanan dari arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan,” jelas Sri.
Selain pemusnahan, sebanyak 142 berkas arsip statis dari tahun 2008 hingga 2011 diserahkan kepada DPK Kaltim untuk dijaga dalam jangka panjang. Dokumen-dokumen ini dinilai memiliki nilai historis penting bagi pencatatan perjalanan dinas.
“Arsip keuangan, misalnya, biasanya disimpan selama sepuluh tahun sebelum dimusnahkan. Ini bagian dari menjaga ketertiban administrasi,” tambah Sri.
Program pemusnahan dan penyerahan arsip ini telah direncanakan selama dua tahun terakhir, menunjukkan komitmen Dispora Kaltim terhadap pengelolaan data yang transparan dan tertib.
Sri berharap langkah ini dapat mempermudah Dispora Kaltim dalam menyimpan dokumen yang relevan saja, sekaligus mendukung kelancaran tugas-tugas administratif di masa mendatang.
“Dengan pengelolaan yang lebih baik, arsip yang disimpan benar-benar mendukung kebutuhan administrasi kami,” tutupnya. (Adv/Dispora Kaltim)
